Отчет по топливу для бухгалтерии

Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки.

Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:

  • свыше 5 миллионов человек — норму можно увеличить до 35 процентов;
  • от 1 до 5 миллионов человек — до 25 процентов;
  • от 250 тысяч до 1 миллиона человек — до 15 процентов;
  • от 100 до 250 тысяч человек — до 10 процентов;
  • до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) — до 5 процентов.

В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Нормы расхода топлива и налоговый учет

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования топлива в компании

Приказ

ООО "Анкор" г. Москва 31 декабря 2016 г.

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 № НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" в период с 1 апреля по 31 октября — 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент — 10%. Итоговая "зимняя" норма расхода топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Расход топлива в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

  • путевого листа (списывают используемое топливо);
  • акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
— оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
— оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
— списано израсходованное топливо.

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 50 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:

50 + 30 — 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1154,49 руб. — списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 7600 км, в конце — 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8,4 л.
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Читайте также:  Как расторгнуть договор с йота

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1270,74 руб. — списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

Екатерина Горохова, главный бухгалтер компании "НАФКО-Консультанты"

Особенности работы с топливными картами

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

  • денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
  • литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

  • перечисление аванса поставщику ГСМ;
  • списание денежных средств в оплату;
  • отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
  • остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС

Содержание операции Дебет Кредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты 10 60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10
Перечислена оплата поставщику 60 51
НДС принят к возмещению 68 19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику 012работник 012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации 012склад 012работник
Списан более не используемый электронный носитель 012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Акт на списание топливных карт: образец

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

  • накладную (акт приема-передачи);
  • счет-фактуру;
  • отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

Содержание операции Дебет Кредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС 60авансы 51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей 10 60
Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
НДС принят к вычету 68 19

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

Горюче-смазочные материалы – одна из статей расходов на содержание автомобилей, мотоциклетной техники или спецтехники предприятия, по которой требуется вести учет в установленном порядке. Бухгалтер предприятия, компании, организации или учреждения в обязательном порядке сверяет данные выдачи, фактического расхода и остатка ГСМ каждый месяц.

Для этого используются различные методы и способы, которые допускаются в соответствии с Налоговым кодексом. Расчет может проводиться по усредненной стоимости купленных нефтепродуктов и технических жидкостей, по себестоимости остатков, ФИФО, ЛИФО. Утвержденный метод расчетов в обязательном порядке должен быть указан в соответствующем приказе.

На предприятии, имеющем на балансе транспортные средства и спецтехнику, расходы на горюче-смазочные материалы относятся к«Материальным затратам». В бухгалтерском учете покупка ГСМ отражается в счете 10«Материалы» (для бензинового или дизельного топлива — субсчет 3«Топливо»).

Различают несколько вариантов местонахождения приобретенных горюче-смазочных материалов:

  • На складах – это бензин, дизтопливо, пропан-бутан, моторные и иные масла, хранящиеся в складских помещениях.
  • Оплаченные талоны на топливо — имеются талоны, по которым был получен бензин, дизельное топливо и прочее.
  • Топливо в топливных баках транспортных средств, а талоны у водителя.

Чтобы упростить процедуру учета всех ГСМ для всего транспорта, стоящего на балансе предприятия, при ведении бухгалтерского учета применяются субсчета 2-го, 3-го порядка и т.д. В качестве примера: счет 10 «Топливо», субсчет «ГСМ на складе», субсчет «Дизельное топливо».

В бухучете расходы на ГСМ, связанные с использованием автомобилей, отражаются в различных счетах в зависимости от того, для чего выполнялась перевозка: грузоперевозки для собственных нужд или поставки товаров в дилерские центры, магазины, служебные пассажирские перевозки и прочее.

Пример расходов на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля Быков Н.Г. в компании ООО «МебельПром», получил под предоставление отчета деньги наличными для приобретения горюче-смазочных материалов. Он предоставляет в бухгалтерию авансовые отчеты, отражающие реальные расходы на покупку, в качестве подтверждения также прикладываются первичные документы. Бензин списывается согласно путевым листам, которые сдаются в отдел бухгалтерии организации.

Читайте также:  Номер накладной пони экспресс

Для ведения количественно-суммового учета горюче-смазочных материалов компания «МебельПром» разработала и утвердила собственную форму лицевых карточек. Данные карточки открывают на каждого водителя компании.

На начало мая у водителя был остаток несписанного топлива в объеме 20 литров по цене 42 рубля за литр без учета НДС. 3 мая дополнительно было приобретено еще 20 литров бензина АИ-98 по цене 44 рубля за литр. По данным бортового компьютера автомобиля расход 1, 2 и 3 апреля составил соответственно 8, 11 и 11 литров.

В компании списание ГСМ осуществляется по скользящей средней себестоимости, рассчитываемой непосредственно на дату проведения операции.В бухгалтерском учете ООО «МебельПром» были выполнены проводки:

Остаток на 01.05

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

— 336 рублей – списано по нормам 8 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 1 мая.

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

— 462 рубля – списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 2 мая.

Дебет 10-3 Кредит 71 субсчет «Быков»

— 840 рублей – оприходовано 20 литров бензина на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету.

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин АИ-98 в баке машины Быкова Н.Г.»:

— 484 рубля – списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы №3 за 3 мая.

Аренда транспорта

Транспортное средство или самоходная спецтехника предоставляется во временное владение либо пользование на основании соответствующего договора, заключенного с физическим либо юридическим лицом. Обычно арендатор несет все расходы, вызванные эксплуатацией ТС, включая затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, технических жидкостей, других расходных материалов. По условию договора возможна смешанная оплата, включающая фиксированную арендную плату за пользование машиной или техникой и оплату расходов на содержание ТС. Вторая часть платы фиксированной не является и связана непосредственно с внешними факторами, техническим состоянием арендованного движимого имущества и т.д.

Если все расходы на эксплуатацию несет арендатор, то учет расходов на ГСМ в бухгалтерии выполняется аналогично ситуации с собственным транспортным средством, только машина учитывается не в основных средствах предприятия, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». В соответствии с Налоговым кодексом РФ при расчете налогов арендная плата относится к прочим расходам. Для арендатора не имеет значения – берется в аренду ТС у физического или юридического лица. Зато для арендодателя важен статус. Так, для физ. лиц машина или иное транспортное средство, спецтехника, сдаваемая в аренду, облагается налогом. По ЕСН также идут различия – арендуется ли ТС с водителем (оператором) или без него.

Так как машиной пользуется непосредственно организация, то на весь срок аренды выписывается путевой лист. Стоит отметить, что по статье 253 пункта 1 подпункта 2 Налогового кодекса РФ организация вправе включать потраченные денежные средства на содержание, техническое обслуживание и эксплуатацию основных средств и прочего имущества, включая движимое, используемого в производстве, в расходы по сниженному налогообложению. Это касается и топлива, масел и технических жидкостей, приобретаемых для автомобиля, взятого в аренду.

Арендовать легковые, грузовые транспортные средства или спецтехнику выгодно в следующих случаях:

  • Требуется проведение определенного рода работ, для которых приобретение машин или техники в собственность нецелесообразно с экономической точки зрения.
  • Временный вынужденный простой собственного парка машин и техники при необходимости срочного выполнения работ – грузоперевозки по договору на поставку стройматериалов, выполнение строительных, дорожно-ремонтных работ.
  • Необходимость в проведении разовых работ – к примеру, требуется погрузчики, колесные бульдозеры на 1 смену.

Безвозмездное пользование транспортным средством: особенности отражения расходов по договору ссуды

Помимо собственных и арендованных машин возможно получение ТС по договору безвозмездного пользования (ссуда). Одна сторона передает второй легковую, грузовую машину или самоходную спецтехнику. Вторая сторона должна вернуть ТС в оговоренные сроки в том же состоянии, в каком оно было получено, учитывая нормальный износ на протяжении всего срока эксплуатации. Передавать машину по ссуде может как собственник (физическое или юридическое лицо), так и лицо, уполномоченное действовать от имени собственника.

Договор ссуды предполагает возврат не такого же, а того же транспортного средства. Поэтому при заключении договора детально указываются все сведения о машине или технике – номера агрегатов, техническое состояние и прочее. В соответствии с Гражданским кодексом организация не может передать транспорт учредителю, руководителю и другим лицам на руководящих, контролирующих должностях в этой же организации.

По ссуде все расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание, диагностику, ремонт и сервис автомобиля несет непосредственно ссудополучатель, хотя отдельные условия стороны могут указать в договоре. Опять же, расходы ссудополучателя на перечисленные выше операции способствуют уменьшению налогов на прибыль. Аналогично с арендой, расходы на топливо и другие горюче-смазочные материалы несет непосредственно предприятие, выступающее в роли ссудополучателя.

Для налоговой отчетности ссуда относится к безвозмездно оказанным услугам, и указывается во внереализационных доходах. Организация сама определяет стоимость с учетом рыночной стоимости аренды аналогичного по марке, модели, классу, году выпуска и техническому состоянию транспортного средства.

Выплата компенсаций сотрудникам за пользование личным авто для работы

Сотрудники предприятия или организации, компании в соответствии с условиями и соглашением с руководителем могут использовать личный транспорт в служебных целях. Так технологу предприятия для контроля производственного процесса необходимо совершать поездки в отдельные цеха, заводы, расположенные в пределах города, в соседних города или областях. Или менеджеру для оценки эффективности труда либо решения организационных, коммерческих вопросов регулярно приходится ездить по филиалам, супермаркетам сети или магазинам, принадлежащим компании. В таких случаях сотрудник имеет право на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией личной машины в служебных целях.

Нередко встречаются ситуации, когда размер выплаты складывается из установленной Правительством Российской Федерации нормы и расходов на топливо. Естественно, такой подход не отражает реальных затрат, которые несет работник при эксплуатации собственной машины не в личных целях. Нормативно компенсация включает в себя расходы на пользование машиной (износ, ГСМ, техобслуживание, сервис, ремонтные работы, шиномонтаж).

Компенсация выплачивается только, если непосредственная деятельность (прямые обязанности по трудовому договору) сотрудника связана с регулярными поездками по работе. В противном случае требовать компенсировать понесенные расходы работник не имеет права, если не сможет доказать, что ТС использовалось в служебных целях.

Порядок выплат компенсаций и другие моменты, связанные с возмещением расходов, изначально были указаны в письме Минфина РФ от 21.07.1992 № 57. За прошедшее время нормы выплат существенно изменились, но общие положения остались действующими, поэтому бухгалтерам предприятий, компаний и организаций, практикующих выплату компенсаций, настоятельно рекомендуется ознакомиться с данным документом.

Сумма, выплачиваемая сотруднику, напрямую зависит от того, как часто личная машина применяется для разъездов в служебных целях. В эту сумму включаются все расходы, которые несет владелец транспортного средства – не только бензин или дизельное топливо, пропан-бутан, но и моторное, трансмиссионное масла, технические жидкости, проведение техобслуживания (плановое ТО1, ТО2 и т.д.) и сервиса.

Соответственно, для расчета выплачиваемой компенсации используется следующая формула:

Ск = А + Т + ТО + Р

  • Ск – общая сумма компенсации,
  • А – амортизация или износ автомобиля, соответствующий пробегу (физический износ агрегатов, узлов и деталей машины на 1 км пути),
  • Т – непосредственно стоимость бензина или дизтоплива, а также группы горюче-смазочных материалов,
  • ТО – стоимость технического обслуживания конкретного авто с учетом марки, модели, модификации и года выпуска,
  • Р или ТР – ремонт/текущий ремонт (стоимость ремонтных работ для устранения поломок, дефектов или неисправностей, повреждений, возникших в ходе служебного пользования ТС).

Компенсация начисляется на основании соответствующего приказа руководителя предприятия, компании.

Отметим, что компенсация:

  • Начисляется каждый месяц в фиксированной сумме без учета календарных дней.
  • Не начисляется, если в заданный период времени сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и личный автомобиль для служебных целей не использовался.
Читайте также:  Мать одиночка льготы права 2014

Объективную сложность в расчете выплачиваемой компенсации представляет определение степени интенсивности пользования личным транспортом. Так, работник может указать определенный расход топлива и пройденный километраж при служебной поездке, но заехать на обед или по другим личным делам. Соответственно, вычислить, какие расходы понес владелец ТС именно на поездку по служебным, а какие – по личным целям, не представляется возможным.

Как вариант, на предприятии можно утвердить разъездную ведомость или её аналог, по которой можно будет судить о реальных затратах на эксплуатацию и обслуживание личной машины, используемой для рабочих поездок.

Для предприятия денежные средства, выплачиваемые в виде компенсации, относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для сотрудника компенсация в пределах установленных норм подоходным налогом не облагается, хотя налоговые органы относятся к этому вопросу иначе.

Расходы на горюче-смазочные материалы одновременно с выплатой компенсации не учитываются при расчете налога на прибыль, так как личный автомобиль не относится к служебному транспортному средству.

Ведение учета ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8.3»: основные способы и тонкости операций

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в компании ведется с использованием автоматизированных программных комплексов «1С». Рассмотрим подробнее, как учитываются расходы на ГСМ в бухучёте в «1С: Бухгалтерия 8.3». Для этого выделим основные этапы для приобретения и списания горюче-смазочных материалов за наличные и для учета топлива по путевым листам.

Приобретение/списание за наличные

При учете ГСМ в «1С: Бухгалтерия 8.3» отражают 3 операции: выдача наличных работнику на покупку топлива, оприходование и списание по путевым листам.

  • Выдача денег. Для выдачи необходимо оформить денежные средства в подотчет. Для этих целей во вкладке «Банк и касса» выбираем «Кассовые документы» и потом «Выдача». В качестве вида операции следует указать «Выдача подотчетному лицу». Заполняются все поля формы, в том числе автоматически (значения берутся из справочников). По завершению заполнения традиционно осуществляется проводка («Провести») с формированием Расходного кассового ордера и сама проводка. Печатную форму РКО можно получить, нажав на кнопку «Печать».
  • Оприходование. Работник получил деньги, купил на них ГСМ и предоставил в бухгалтерский отдел авансовый отчет. Теперь необходимо оприходовать бензин в программе. Во вкладке «Касса и банк» следует перейти в «Авансовый отчет». Далее создается отчет с указанием подотчетного лица, других данных, включая сведения из «Выдачи денег». Во вкладке товары выбирается созданная до этого позиция (например, «Бензин АИ-98»). Счет учета – 10.03. В зависимости от того, как и кем была совершена продажа и покупка бензина, указывается 18% НДС или без налога на добавленную стоимость. При необходимости после проведения документа можно ознакомиться с бухгалтерскими проводками, формируемыми автоматически.
  • Списание. Операции по списанию проводят в соответствии с заполненными путевыми листами. Оптимальным вариантом для этого является использование готового документа «Требование-накладная», а не «Операция, введенная вручную». Необходимо перейти в «Производство», а затем создать новый документ. Далее заполняется стандартная форма. Единственное, что в «Материалах» потребуется добавить требуемые ГСМ, указать количество по путевому листу и счет (Топливо – 10.03). Не забудьте заполнить все поля вкладки «Счет затрат».

Учет по топливным картам

Если предприятие покупает бензин или дизельное топливо по топливным картам, то процесс учета ГСМ будет иным, чем при приобретении за наличные. Бухучет горюче-смазочных материалов выполняется в следующей последовательности:

  • Предоплата. Предварительно потребуется осуществить предоплату продавцу (поставщику) бензина или дизтоплива. Перейдите в раздел «Банковские выписки» вкладки «Банк и касса» и нажмите «Списание» для того, чтобы списать требуемую сумму с расчетного счета.
  • Топливная карта. Поступление топливной карты осуществляется посредством документа «Поступление» в «Покупках». Создается новый документ «Поступление товаров» с указанием данных по документации поставщика. Далее необходимо добавить номенклатуру «Карта топливная» и указать данные по поставщику и топливу. При проведении операций с НДС проводится регистрация и последующая проводка документа.
  • Принятие горюче-смазочных материалов . Обычно ближе к последним числам месяца поставщики указывают данные о поставленном по факту бензине или дизтопливе. Принятие ГСМ осуществляется посредством «Поступления товаров» по счету 10.03 с указанием всех реквизитов поставщика.
  • Списание. По путевым листам выполняется списание на расходы в соответствии с израсходованным бензином. Если бензин списывается на иные нужды, отличные от производственных, то операция проводится аналогичным образом, но счет будет 91.02.
  • Контроль остатков. Учет оставшегося топлива выполняется посредством оформления ОСВ из закладки «Отчеты». ОСВ формируется по заданным параметрам.

Важность учета топлива на предприятиях

В рыночных условиях при высокой конкуренции в большинстве сфер деятельности определяющим фактором становится не только качество товаров или услуг, но и их стоимость. Себестоимость продукции или оказываемых услуг с использованием транспортных средств (легковых, грузовых авто, спецтехники) напрямую зависит от рационального использования материальных ресурсов, а именно — горюче-смазочных материалов.

Расход бензина или дизельного топлива, моторного масла, а также масла в гидравлике машин и спецтехники, проведение регулярного техобслуживания и текущего ремонта авто требует затрат, которые учитываются на предприятии и отражаются при ведении бухгалтерского, налогового учета. Наличие ошибок в отчетной документации, несоответствии бухгалтерских проводок реальным расходам на горюче-смазочные материалы приводит к снижению эффективности деятельности предприятия, проблемам с бухучетом, налогообложением.

Контроль осуществляется как по закупленному топливу, так и фактически истраченному с учетом путевых листов. Именно путевые листы остаются эффективным способом отслеживания полученного и израсходованного бензина, дизельного топлива при пользовании транспортным средством непосредственно в служебных, а не личных целях.

Необходимо проводить объективную оценку расходов на ГСМ с учетом всех факторов. Так, нормы расхода бензина или дизтоплива составляются с учетом дорожных, климатических условий, особенности поездок (грузоперевозки, пассажирские перевозки), специфики движения (в условиях города с частыми пробками, светофорами, на трассе, в смешанном цикле). Общий расход топлива включает не только израсходованный бензин на пробег, но и топливо на транспортные работы, обкатку машины после проведения ремонта и техобслуживания. Зимой учитываются надбавки, поскольку реальное потребление топлива возрастает.

Группа горюче-смазочных материалов включает в себя:

  • Топливо– бензин, дизтопливо, пропан-бутан, метан.
  • Масла– моторное, трансмиссионное, ГУР и другие.
  • Пластичные смазки, используемые для деталей, узлов и агрегатов ТС.
  • Тормозная жидкость.
  • Охлаждающие и другие технические жидкости, необходимые для работы систем, узлов и агрегатов автомобиля, специальной техники.

Помимо топлива все указанные выше ГСМ меняются или доливаются при каждом техническом обслуживании. По завершению текущего ремонта (ТР) также потребуется замена тех или иных ГСМ. Реже требуется доливка жидкостей и масел в процессе эксплуатации – в зимний период или в случае, когда возрастает интенсивность пользования транспортным средством.

Объем работ по техобслуживанию и текущему ремонту напрямую зависит от пробега транспортного средства или спецтехники, климатических, дорожных условий, года выпуска и фактического износа машин. Если для легковых автомобилей, используемых в личных целях, периодичность проведения ТО регламентируется заводом-изготовителем и является постоянной величиной (каждые 12 месяцев или 15 000 км пробега), то для автопарка на балансе предприятия, включающего также грузовые машины и спецтехнику, обязательно применяют корректирующие коэффициенты — категории условий работы и природно-климатических условий.

От своевременного и полноценного техобслуживания зависит исправность техники, машин. Все расходы на проведение ТО и ТР, покупку соответствующих горюче-смазочных материалов также отражаются при ведении учета в организации.

Логично, что полностью до нуля бензин в баке ни один водитель, работающий на предприятии, использовать не будет – в противном случае это чревато проблемами и неисправностями топливной системы, системы подачи топлива и других систем, агрегатов. Оставшееся в баке топливо относится к переходящему на следующий учетный период остатку, который отражается в субсчете «Бензин в баках авто».

Обратите внимание, что различие стоимости затрат по горюче-смазочным материалам в бухгалтерском и налоговом учете для налогоплательщиков по ПБУ 18/02 чревато налоговыми обязательствами.

Грамотно организованный, соответствующий действующим нормам и требованиям Налогового, Гражданского, Трудового кодекса РФ учет расходов на горюче-смазочные материалы – один из основных факторов успешного ведения материально-хозяйственной деятельности предприятия. И от того, как осуществляется бухучет ГСМ, во многом зависит эффективность содержания и эксплуатации собственного автопарка или парка техники, арендованных или полученных в безвозмездное пользование машин, спецтехники.

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock detector