Отчет по расходу топлива образец

О программе Возможности Скачать Вопрос-ответ Нормы расхода Контакты

Отчеты по топливу

Отчеты по топливу

Общие принципы работы с отчётами

Как правило, при выборе необходимого отчёта на экране появляется окно выбора параметров отчёта. Пример такого окна показан ниже. В зависимости от отчёта набор параметров может быть различный:

  • выбор интервала печати информации;
  • ввод конкретной даты, по состоянию на которую необходим отчёт.

Рис. 1. Пример окна выбора параметров отчёта

После выбора параметров отчёта в большинстве случаев на экран выводится предварительный просмотр, который позволяет не только отправить отчёт на печать, но и сохранить или загрузить сохраненный. В некоторых случаях на экран выводится окно, которое позволяет анализировать данные, просматривать их более детализировано и производить корректировки.

Рис. 2. Управление предварительным просмотром

На рис. 2 представлена панель управления предварительным просмотром. Кнопки панели управления позволяют:

  • изменить масштаб отображения отчёта;
  • открыть ранее сохраненный отчёт FRP;
  • сохранить текущий отчёт в формате FRP;
  • отправить текущий отчёт на печать;
  • найти текст в окне предварительного просмотра;
  • вывести справку по предварительному просмотру (файл справки с программой учета путевых листов не поставляется);
  • закрыть предварительный просмотр.

Отчёты о расходе топлива по механизмам

Рис. 3. Окно отчёта о расходе топлива по механизмам

Форма на экране показывает движение топлива по автомобилям за выбранный период. Причём в верхней половине отображается суммарная информация по топливу, т. е. возможно, что бензин складывается с дизтопливом или СУГ, а в нижней части движение топлива расшифровывается по видам топлива.

Еще одна особенность этой формы в том, что записи в верхней таблице могут отображаться разным цветом. Значение цветового выделения объясняется в правой области окна. Любые несоответствия анализируются и на границе интервала отчёта, т. е. если у Вас отчёт с 1 по 31 марта, то для выявления несоответствий в остатках и/или в показаниях спидометра будут анализироваться последний путевой лист до 1 марта и первый путевой лист после 31 марта.

Кнопки в панели управления вверху вызывают отчёты за период, выбранный перед показом данного окна:

  • отчёт по топливу;
  • отчёт о расходе топлива по путевым листам;
  • заправка топлива по дням;
  • отчёт по видам топлива.
Читайте также:  Категории зданий по назначению

Кнопка «По путевым листам» выводит на экран окно, показанное на Рис. 4. В этом окне можно просмотреть путевые листы по выбранному автомобилю за указанный промежуток времени, удалить или отредактировать путевой лист.

Обращаем Ваше внимание, что в левой части отображаются данные по дням. Поэтому, путевой лист, в котором несколько дат выезда и возврата будет отображаться несколькими строками, однако, заправка топливом будет у них общая. Удаляется путевой лист полностью, т. е. если в нем несколько дней выезда, то удалятся все дни.

Это окно предназначено для поиска и устранения неправильного ввода данных путевого листа и не предназначено для каких либо отчётов.

Рис. 4. Окно отчёта о расходе топлива по путевым листам

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Читайте также:  Может ли ооо работать без кассы

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

  • Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

  • Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

  • Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

  • для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
  • для спецтехники – рапорты о работе;
  • документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Читайте также:  Как снять деньги с киви без смс

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Отчет о движении ГСМ — необходимый документ, который оформляется для учета движения ГСМ на предприятиях, использующих транспортные средства, машины и механизмы. Составляет данный отчет материально-ответственное лицо на основании первичных документов по потреблению топлива. При заполнении формы отчета используются документы, на основании которых производились прием и отпуск ГСМ (ведомости учета возврата талонов, товарно-транспортные накладные, карточки учета расхода ГСМ, акты, требования, ведомости учета выдачи ГСМ и др.).

В отчете указывается дата составления формы, ФИО ответственного лица. В таблице перечисляются все нефтепродукты и талоны на них (автобензин, дизтопливо, моторные масла), их единица измерения. Заносится остаток на начало отчетного периода, поступления от нефтебазы и водителей, расход топлива, а также остаток на конец периода. Указываются показания счетчика (начальные и конечные). В конце формы вписывается количество листов приложений к данному отчету и ставится подпись материально-ответственного лица.

Отчет с приложениями (приходно-расходными документами по ГСМ) проверяется уполномоченным лицом организации и передается в бухгалтерию в установленными документооборотом организации сроки. На основании данного отчета производится дальнейшее оформление расчетов и соответствующей документации по учету движения ГСМ на предприятии.

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock detector