Ошибки в оформлении документов

Деловая переписка предполагает соблюдение определенных норм, правил и этикета. Невозможно представить компанию, предприятие или организацию, где не был бы налажен стандартный документооборот. По статистике от тридцати до семидесяти процентов рабочего времени офисного сотрудника уходит на подготовку, составление или проверку деловой документации. Как составить письмо, приказ, претензию, напоминание или коммерческое предложение, чтобы не прослыть дилетантом, установить крепкие связи в бизнесе? В этой статье речь пойдет о самых опасных ошибках при ведении деловой переписки и в оформлении внутренних документов.


Какими бывают деловые документы

Документ – это деловая бумага, в том числе составленная в электронном виде, которая обладает юридической силой и несет определенную миссию: подтверждает правовую, доказательную базу на что-то. Грамотно оформленный документ – эффективное средство регуляции организационных, финансовых или управленческих действий организации и/или должностных лиц. Именно поэтому вся официальная документация требует исключительной точности изложения, не допуская иного толкования текста.

Вся деловая документация подразделяется, в зависимости от целей, на:

деловые письма;

отчеты и планы;

приказы, постановления, решения и распоряжения;

инструкции, положения, правила и нормативно-технические условия;

анкеты для сотрудников, клиентов;

договоры, контракты;

претензии, рекламации и исковые заявления;

докладные и объяснительные записки, справки, акты и т.д.

Сердце служебной документации составляет внутренний управленческий документооборот компании, который подразделяется по службам:

огранизационно-правовая документация;

распорядительные документы;

договорная часть, отражающая основную внешнюю деятельность организации с клиентами, партнерами и подрядчиками;

плановая документация, состоящая из стратегических, тактических и оперативных документов;

финансово-аналитический документооборот;

кадровые документы;

отчетная документация;

ГОСТы, справочная и нормативная документация.

Все эти документы составляются и оформляются по определенным формам в соответствии с принятыми стандартами, заметно отличающимися друг от друга в разных государствах. Во многих организациях и на предприятиях чаще всего действуют четко разработанные шаблоны и бланки разного рода документов.

Грамотно составленный приказ или умно написанное деловое письмо формируют отношения в коллективе и с партнерами, клиентами, что напрямую отражается на результате общей деятельности компании, ее успехе или неудаче в бизнесе.

Деловая переписка имеет свои особенности, поскольку не все факты официальной жизни возможно «упаковать» в строгий алгоритм однажды разработанного шаблона.

Особенности делового стиля письма

Когда документы оформлены в определенном стандартном стиле, принятом в деловой среде, это значительно упрощает их обработку и прохождение по инстанциям. В некоторых случаях неправильное оформление может лишить документ юридического статуса. Многие из нас не раз сталкивались с тем, что нехватка какой-то подписи, неверно указанная дата или должность исполнителя, либо руководителя, значительно усложняла жизнь подателю документа.

Целостность структуры документа предполагает:

точные формулировки в тексте;

краткое изложение самой сути;

единый формат терминов;

наличие всех необходимых подписей, с четким определением должностей.

Письменные формы деловой коммуникации помогают становлению и развитию бизнеса, показывают сильные и слабые стороны профессиональной подготовки специалистов компании.

Ошибки при составлении деловой документации

Ошибка 1. Нет структуры документа. Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения. При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы.

В деловом письме следует обращаться к конкретному должностному лицу, указав его фамилию, имя, отчество и должность. В теле письма должна быть изложена суть в соответствии с поставленной целью обращения и краткое резюме, отвечающее на вопрос «зачем был составлен документ?».

Ошибка 2. Использование сленговых выражений и неофициальной стилистики. Вся официальная документация стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка. Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели.

Если в тексте документа необходимо употребление малоизвестных оборотов речи или заимствованных слов, их необходимо расшифровать, дать подробный перевод, уточнить смысл предложения.

Так называемое «этикетное клише» придает документу официоз и вежливый оттенок, а речевые стандарты помогают ему занять свое место в официальном документообороте.

Ошибка 3. Неверное оформление документа. Согласно стандартизации деловой переписки документы должны быть оформлены на фирменных бланках компании, как части бренда. Однако в некоторых случаях такое официальное оформление может быть заменено на скрепление документа печатью и подписью руководителя. Неаккуратно оформленные документы, изобилующие орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками, не имеют права на жизнь, поскольку резко снижают реноме компании-отправителя документа.

Кроме того, в каждом деловом документе должны быть указаны точные реквизиты, даты, фамилии руководителя и исполнителей, адрес компании. Официальные требования к оформлению документов подчиняются строгим канонам стандартов и нормативов. Отсутствие хотя бы одного из структурных элементов может значительно усложнить судьбу подготовленного документа.

Ошибка 4. Нарушение делового этикета. Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской.

Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе.

Главное правило ведения деловой документации: в отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто взаимопонимание. Дипломатическая подача материала в документальном оформлении – настоящее искусство делопроизводства.

Ошибка 6. Слишком длинный или слишком короткий документ. Чувство меры в оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной краткости. В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа.

Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину. Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели. Одно из правил составления делового документа – минимум слов при максимуме информации.

Читайте также:  Льготы опекаемым детям в школе

Ошибка 7. Разнообразные формы при подготовке одного и того же документа. Если служащий упражняется в изяществе речи и практикуется в словесности перед коллегами и партнерами, составляя каждый раз абсолютно разные по форме и содержанию приказы, письма или договоры, понять подобный креатив бывает довольно трудно. Единообразный стиль изложения и шаблон при составлении, к примеру, внутренних распоряжений помогает быстрее понять их суть и приступить к выполнению.

Ошибка 8. Перегруз текста номенклатурной лексикой и аббревиатурами. Узкоспециализированные тексты могут содержать общепринятые сокращения, понятные обеим сторонам – отправителю и получателю. Экономические, юридические, технические термины в официальном деловом стиле допустимо писать в сокращении. Например, УК РФ (Уголовный кодекс Российской Федерации), стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), ОАО (общество с ограниченной ответственностью), бензин А-95 (марка) и так далее.

Однако такие сокращения уместно применять в тексте не чаще двух-трех раз, при этом в первом случае в скобках необходимо дать расшифровку аббревиатуры.

Ошибка 9. Бесцельность подготовки документа. Официальные документы иногда составляются без определенной цели, чтобы было «как у людей». Такими ошибками грешат формальные клишированные договоры, шаблонные корпоративные книги продаж, письма-поздравления клиентов и тому подобное. Подготовка документа всегда должна начинаться с четко обозначенной цели: привлечь чье-то внимание, указать на несоответствие, выразить признательность, несогласие, протест, подписать или продлить партнерские отношения, побудить к какому-то конкретному действию.

Размытость текста и бесцельность составления официальных документов крайне негативно характеризуют компанию и исполнителя. Такой формализованный подход способен снизить авторитет организации среди партнеров и клиентов.

Ошибка 10. Документ не вызывает позитивного отклика. Официальные бумаги составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Любая из этих целей обязана нести в своем ядре позитив и созидание. Если документ составлен в оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив.

Наука составлять дипломатичные и грамотные документы с заложенным нужным отправителю ответом постигается лишь на практике, с использованием знаний вежливых речевых модулей и средств выразительной стилистики.

Несколько советов при составлении документов

Текст документа требует подготовки, разработки плана и структуры. Сначала «накидывается» каркас, затем он «обрастает мясом», то есть нужными словами и оборотами, выражающими основную суть. Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути.

После того, как официальная бумага будет составлена, ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа.

Последняя проверка документа перед отправкой по назначению состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа – донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов.

Культура письменной деловой речи – часть общей культуры человека. Грамотные служебные документы – настоящее искусство, а «шедевры не создаются за пять минут» (Том Рон). Освоить навыки делового письма и составления официальных документов можно на практике, изучая чужой опыт, делая собственные погрешности. Автор статьи искренне надеется, что перечень наиболее частых ошибок оформления документации поможет их избежать всем читателям этой статьи.

Анализ типичных ошибок, допускаемых в документах, представляемых на государственную регистрацию некоммерческих организаций

В соответствии с Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1313, Федеральным законом от 11.07.2001 № 95-ФЗ «О политических партиях», Федеральным законом от 19.05.1995 № 82-ФЗ «Об общественных объединениях», Федеральным законом от 12.01.1996 «О некоммерческих организациях» Минюст России принимает решения о государственной регистрации политических партий, общероссийских и международных общественных объединений, отделений иностранных некоммерческих неправительственных организаций при их создании, а также решения о регистрации изменений в учредительные документы (устав), о регистрации ликвидации, реорганизации, о внесении изменений в сведения, не связанных с внесением изменений в учредительные документы (в сведения об адресе, о лице, имеющем право действовать без доверенности, иные предусмотренные законом сведения).

Требования к составу документов, необходимых для государственной регистрации некоммерческих организаций и порядок их оформления установлены Федеральными законами об отдельных видах некоммерческих организаций, а также Административным регламентом предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по принятию решения о государственной регистрации некоммерческих организаций, утвержденным приказом Минюста России от 30.12.2011 № 455 и иными нормативными правовыми актами.

Документы, представленные на государственную регистрацию, проверяются на их соответствие перечню и содержанию, установленному законодательством Российской Федерации, наименования некоммерческой организации требованиям законодательства Российской Федерации, отсутствие в реестре организации с тем же наименованием, проверяется также достоверность и непротиворечивость представленных сведений, соблюдение порядка оформления документов.

Особое внимание при этом уделяется учредительным документам некоммерческих организаций, а именно целям деятельности, компетенции органов управления и контрольно-ревизионных органов, положениям, касающимся порядка реорганизации и ликвидации, иным особенностям учредительных документов в зависимости от организационно-правовых форм некоммерческих организаций.

В целях повышения качества документов, представляемых на государственную регистрацию некоммерческих организаций, Управлением Минюста России по Приморскому краю в процессе исполнения государственной функции по принятию решения о государственной регистрации на постоянной основе проводится анализ типичных ошибок, допускаемых заявителями при оформлении документов. По результатам такого анализа выявлены ошибки, наиболее часто допускаемые заявителями при государственной регистрации некоммерческих организаций при подаче следующих документов.

Протокол

При составлении протокола основными недостатками, препятствующими принятию положительного решения по результатам рассмотрения представленных документов, являются следующие:

1) несоответствие даты принятия решения о внесении изменений в учредительные документы или в сведения о некоммерческой организации (пункт 3 заявления) дате проведения заседания полномочного органа, указанного в представленном протоколе;

2) невыполнение требований пункта 42 Административного регламента, согласно которому в протоколе, представляемом для государственной регистрации некоммерческой организации, необходимо указывать список лиц (учредителей, участников или членов), присутствующих на заседании полномочного органа;

Читайте также:  Как сделать корректирующий рсв

3) не соблюдение правил оформления протокола в части его подписания. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и пункту 25 Административного регламента протокол подписывается председателем и секретарем заседания полномочного органа;

4) представление протокола, содержащего более одного листа, не прошитым, не пронумерованным, без заверительной подписи заявителя количества листов на обороте последнего листа на месте прошивки, что не отвечает требованиям постановления Правительства РФ от 15 апреля 2006 года №212 и пункта 42 Административного регламента.

Учредительные документы (устав, учредительный договор)

1) Основная ошибка, допускаемая заявителями при оформлении учредительных документов, – несоответствие полного наименования организации наименованию, утвержденному на учредительном собрании организации;

2) Наиболее частые нарушения связаны с несоответствием уставов требованиям действующего законодательства, например, устав некоммерческой организации не соответствует требованиям статей 28 и 29 Федерального закона от 12.01.1996 №7-ФЗ «О некоммерческих организациях»; устав общественного объединения противоречит статьям 19, 20 и 28 Федерального закона от 19.05.1995 №82-ФЗ «Об общественных объединениях»; устав религиозной организации – статьям 8, 9 и 11 Федерального закона от 26.09.1997 №125-ФЗ «О свободе совести и о религиозных объединениях»;

3) имеют место случаи, когда учредительные документы некоммерческой организации в нарушение пункта 41 Административного регламента заверяются на месте сшивки не заявителем или нотариусом, а иным неуполномоченным на то лицом;

4) в нарушении пункта 3 статьи 14 Федерального закона от 12.01.1996 №7-ФЗ «О некоммерческих организациях» в учредительных документах некоммерческой организации не указывается предмет деятельности некоммерческой организации;

5) кроме того, некоммерческие организации указывают виды деятельности не соответствующие целям деятельности некоммерческой организации. Также в уставах некоммерческих организаций отражается возможность осуществлять деятельность по заключению публичного договора. Однако, в соответствии с пунктом 1 статьи 426 Гражданского кодекса Российской Федерации публичным договором признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится.

Документ об оплате государственной пошлины

Согласно пунктам 1, 2 и 5 статьи 45 и 333.18 Налогового кодекса РФ налогоплательщик самостоятельно, т.е. от своего имени и за счет собственных средств, обязан уплатить государственную пошлину до обращения за совершением юридически значимого действия. Уплата государственной пошлины через третьих лиц противоречит положениям главы 25.3 Налогового кодекса РФ.

Госпошлина за государственную регистрацию некоммерческой организации при ее создании уплачивается заявителем в наличной форме. В качестве документа, подтверждающего уплату госпошлины при данном виде регистрации, принимается квитанция по ф.4-ПД.

Госпошлина за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, оплачивается способом, подтверждающим, что платеж осуществлен от имени данного юридического лица и за счет его собственных средств . В качестве документа, подтверждающего уплату госпошлины, представляется оригинал платежного поручения с отметками банка о его исполнении.

Однако имеют место факты, когда в нарушение существующего порядка государственную пошлину оплачивает не уполномоченное на это действие лицо.

Нередко заявители указывают неправильные реквизиты при заполнении платежных документов об оплате государственной пошлины за государственную регистрацию некоммерческой организации и изменений, вносимых в учредительные документы некоммерческой организации. Основная ошибка – неверное указание кода бюджетной классификации (КБК).

Таким образом, проведенный анализ показал, что основаниями к отказу в государственной регистрации некоммерческих организаций в большинстве случаев выступают нарушения подпунктов 1, 4 пункта 1 статьи 23.1. Федерального закона «О некоммерческих организациях», пунктов 1, 2 части 1 статьи 23 Федерального закона «Об общественных объединениях», абзаца 4 пункта 1 статьи 12 Федерального закона от 26.09.1997 №125-ФЗ «О свободе совести и о религиозных объединениях».

Бланк

К сожалению, далеко не всегда необходимые требования соблюдаются авторами писем, в частности, не учитываются:

  • поля;
  • границы зон расположения реквизитов.

Согласно ГОСТу 6.30–2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм левое;
  • 10 мм правое;
  • 20 мм верхнее;
  • 20 мм нижнее.

Их соблюдение позволит получателю поставить на документе отметки о поступлении документа в организацию, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, резолюции, визы, а также разместить комментарии, уточнения, ссылки на тематически связанные с данным письмом документы и иные пометки, необходимые для удобства в работе.

Широкое левое поле позволит подшить письмо в папку-скоросшиватель, не повредив текст. Поэтому, если вы распечатываете документ на обеих сторонах бланка, то на обороте листа широким следует сделать правое поле.

Помните, что реквизит «адресат» размещают в правой части листа на одном уровне с наименованием организации-отправителя. Бывает, что наименование адресата располагается значительно выше, почти на верхнем поле документа, или «накладывается» на соседние реквизиты и тем самым затрудняет их прочтение. Во избежание подобных случаев при распечатке письма следует аккуратно подогнать реквизиты под разметку бланка (на бланке еще при его изготовлении в типографии могут быть отмечены границы расположения адресата, заголовка к тексту, текста документа).

Отдельно следует затронуть вопрос использования различных шрифтов в оформлении письма. Нередко реквизит «адресат» выделяют курсивом, крупным или фигурным шрифтом. Между тем в дополнительном акцентировании здесь нет необходимости. Ведь адресат традиционно располагают обособлено от остальных реквизитов.

Отметки

Нередко авторы письма используют различные отметки, которые, так или иначе, ограничивают доступ к документу, например:

  • «для служебного пользования»;
  • «конфиденциально»;
  • «лично».

Последнюю надпись традиционно используют в случаях, когда направляются:

  • документы личного характера (например, партнер присылает сотруднику организации фотографии, сделанные во время деловой встречи, семинара);
  • служебные документы (например, корреспондент направляет уточненные сведения или страницы для замены в ранее присланном документе непосредственному исполнителю в организации-получателе.).

Наиболее распространенные ошибки при использовании отметки «лично» таковы:

  • она ставится не на конверте, а на самом документе, что делает ее бесполезной. Подчеркнем, что отметку «лично» надо делать на конверте письма, содержащего конфиденциальную информацию, при этом указав:
  • точное наименование подразделения, где работает адресат,
  • его инициалы и фамилию.

В таком случае конверт передадут адресату не вскрывая;

  • в конверте с надписью «лично» направляют служебные документы, подлежащие учету.
Читайте также:  Как уволить пропавшего сотрудника

Финансовый отдел регионального представительства крупной компании направляет в центральный офис свое штатное расписание. К документу составляют сопроводительное письмо, оформленное на бланке с соблюдением всех правил, в том числе с присвоением регистрационного номера. Исполнитель знает, кто в центральном офисе занимается вопросами штатного расписания, и потому запечатывает документ в конверт с отметкой «А.Б. Иванову лично» и передает в экспедицию для отправки. В центральном офисе конверт передают адресату — А.Б. Иванову через журнал нерегистрируемой корреспонденции. А.Б. Иванов вскрывает конверт, обнаруживает в нем служебный документ и возвращает его в службу ДОУ для регистрации.

Получается, что письмо было учтено дважды и на его обработку было затрачено больше времени, чем если бы отметка «лично» на нем отсутствовала. Более того, в региональном представительстве не осталось подтверждения об отправке штатного расписания, так как в описи экспедиции обозначен конверт, предназначающийся А.Б. Иванову «лично».

В описываемом случае не было необходимости в оформлении конверта с надписью «лично». Достаточно было указать фамилию сотрудника на сопроводительном письме в реквизите «адресат», чтобы документ передали ему напрямую.

Иногда отметки используют для привлечения внимания к вопросу, затронутому в письме, желая показать его значимость для отправителя. И здесь важно быть абсолютно уверенным в том, что получатель вас правильно поймет.

Может случиться так, что добавленная «для солидности» отметка окажется, например, реквизитом секретного делопроизводства. Отправитель рассчитывал на скорое рассмотрение письма, а достиг прямо противоположного результата — оно «застряло» на этапе первичной обработки до выяснения значения отметки и правомерности ее использования.

Кроме того, ненормативная отметка может стать причиной отказа в приеме письма получателем.

На ошибках учатся!

В первой части статьи (опубликованной в № 11 за 2005 г.) мы подробно рассмотрели типичные ошибки в оформлении отдельных реквизитов письма. Но зачастую в одном документе можно найти не одно, не два, а целый букет серьезных нарушений, которые способны существенно повлиять на прохождение письма в организации-получателе, значительно задержать решение вопроса. Давайте рассмотрим и проанализируем допущенные ошибки на примере конкретного письма:

Проанализируем оформление данного шедевра:

1. Первое, на что обращаешь внимание, — цитата из Уголовного кодекса в правом верхнем углу документа. Грозность этой фразы смягчает ошибка в слове «информацию». Стоит отметить, что на бланке письма не должно быть каких-либо неустановленных отметок, отвлекающих внимание от самого документа.

2. Указан неполный адрес в реквизите «справочные данные об организации»: только фактическое местонахождение офиса организации. Это вызывает удивление автора статьи — грозные адвокаты должны знать, что суды всю свою корреспонденцию направляют простой или заказной почтой даже в государственные организации. А разыскивать офис негосударственной фирмы они точно не станут. Поэтому здесь должен быть указан полный почтовый адрес с индексом, по которому организация зарегистрирована в почтовом отделении.

3. Указан вид документа — адвокатский запрос. Как мы уже знаем, вид документа на письме не указывают. А может быть, это заголовок? Но в таком случае этот реквизит следует разместить слева над текстом письма. При этом заголовок должен передавать основную мысль текста.

4. Адресат указан в довольно непривычном месте — под заголовком. Ведь на его традиционном месте исполнитель поместил грозную цитату из Уголовного кодекса и для важного реквизита — адресата — просто не осталось места!

5. Дата документа указана дважды. Второй раз — ниже текста, на месте указания должности лица, подписавшего документ.

6. Оформление реквизита «подпись» вообще не подчиняется никаким требованиям. Наименование должности подписавшего указано вместе с фамилией.

7. Печать должна захватывать реквизит «подпись». В ГОСТе об этом не сказано. Но кроме ГОСТа существует здравый смысл. Такой оттиск легко скопировать и поместить на макет другого документа. А потом отправить по факсу или передать отсканированное и отредактированное изображение по электронной почте, выдавая за подлинный документ. Никаких специальных программ по обработке изображений или особых навыков для этого не требуется.

8. И самое главное. Посмотрите на документ и скажите — кто автор? Среди претендентов три организации, расположенные в разных городах, и даже в разных регионах:

  • РОО «Объединение частнопрактикующих адвокатов», город Москва, согласно реквизиту «наименование организации»;
  • Ростовская областная палата адвокатов, согласно реквизиту «подпись»;
  • Адвокатское бюро № 1 город Волгодонск, согласно оттиску печати.

Более того, ответ просят выдать на руки физическому лицу, о котором известны лишь его фамилия, имя и отчество. Получателю необходимо знать, является ли Валентина Васильевна Мылкова сотрудником «Объединения частнопрактикующих адвокатов» или их официальным представителем. В этих случаях необходимо указать номер ее служебного удостоверения или учетные данные доверенности. В противном случае В.В. Мылкова не сможет забрать ответ, так как это будет неправомерно. Ведь нет достоверного подтверждения того, что она является законным представителем автора запроса. В связи с вышеизложенным, остается неясным, кому именно должностные лица организации-получателя обязаны предоставить информацию?

Учитывая наличие вышеозначенных ошибок, получатель такого письма вправе оставить его без внимания.

А теперь приведем образец правильного оформления проанализированного нами письма.

Мы удалим все лишние элементы:

  • цитату в правом верхнем углу листа,
  • наименование вида документа и
  • дату документа, продублированную под текстом.

Оттиск печати в данном случае также не является обязательным — письмо оформлено на бланке и не затрагивает вопросы, для которых требуется дополнительное утверждение полномочий должностного лица.

Объем текста не превышает один абзац, а значит, нет необходимости в составлении заголовка.

Так как документ оформлен на бланке, в реквизите «подпись» должность подписавшего укажем кратко.

Теперь, посмотрев на документ, получатель сразу поймет, кто его автор и куда следует направить ответ. О его передаче представителю организации-автора запроса допускается договориться с исполнителем в организации-получателе устно, по телефону. Если представитель организации приезжает за запросом, то он должен иметь при себе доверенность, в которой будут указаны его паспортные данные, и документ, удостоверяющий личность.

О.В. Крестникова
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock detector