Оплата гостиницы не сотруднику

Для реализации сложного проекта компания привлекла эксперта со стороны. Когда понадобилось направить привлеченное лицо для ведения переговоров в другой город, у бухгалтера фирмы возникли вопросы. Будет ли поездка эксперта являться командировкой? Можно ли учесть связанные с ней расходы при расчете налога на прибыль? Удерживать ли НДФЛ с сумм, которые возмещаются эксперту после поездки? Ответы на эти вопросы дал Минфин России в письме от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684.

«Некомандировочные» командировочные расходы

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Об этом говорит ст. 166 ТК РФ. При направлении работника в командировку ему необходимо возместить расходы на проезд и наем жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение).

В командировки можно направить только лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения). А лицо, которое привлечено организацией для выполнения конкретных работ (или оказания услуг) на основании любого гражданско-правового договора, работником компании не является. Следовательно, не признается командировкой и поездка такого привлеченного специалиста по заданию компании, с которой у него отсутствуют трудовые отношения.

Возможность учесть командировочные расходы штатных работников в целях налога на прибыль предоставляет подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как мы выяснили, поездка привлеченного специалиста не может считаться командировкой. Поэтому расходы, которые организация может понести в связи с такой поездкой, нельзя учесть на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

На это в очередной раз обратил внимание Минфин России в комментируемом письме. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 16.10.2007 № 03-03-06/1/723.

Что делать с «некомандировочными» расходами

На наш взгляд, расходы на оплату поездок привлеченных специалистов все же можно учесть при расчете налога на прибыль. Главное выполнить одно условие: возможность направления таких работников в поездки и оплата соответствующих расходов должна быть предусмотрена договором. Рассмотрим три возможных варианта оформления договорных отношений.

Вариант первый: договор с другой организацией

Компания может заключить, к примеру, договор оказания услуг с другим юридическим лицом. Если в рамках такого договора работники исполнителя направляются в командировки, которые оплачивает заказчик, то затраты можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Правомерность такого подхода подтверждает арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2007 № А05-5368/2006-26).

Если компания направляет в поездку сотрудников, привлеченных к работе на основании договора аутсорсинга, то расходы на поездку таких работников учитываются при расчете налога на прибыль. Напомним, что предметом договора аутсорсинга является предоставление персонала исполнителя заказчику.

Читайте также:  Начислен условный расход проводка

Если в договоре аутсорсинга указано, что заказчик обязуется нести все расходы, связанные с оказанием персоналом услуг, то учет для целей налогообложения прибыли расходов на командировки таких сотрудников обоснован. К такому выводу приходят суды (постановление ФАС Московского округа от 21.09.2009 № КА-А40/9252-09).

Вариант второй: договор подряда с физлицом

Чтобы возместить эксперту — физическому лицу затраты по проезду и проживанию в другом городе по заданию заказчика, как мы уже сказали, в договор с ним надо включить условие о компенсации понесенных расходов. В таком случае компенсация издержек, помимо причитающегося эксперту вознаграждения, должна быть включена в цену договора подряда (п. 2 ст. 709 ГК РФ). Эти же положения распространяются и на договор возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК РФ).

Расходы организации-заказчика по договору подряда или возмездного оказания услуг с экспертом, который является работником сторонней организации, могут быть учтены на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Вариант третий: отношения с ИП

Привлеченный специалист может быть индивидуальным предпринимателем. В этом случае рассматриваемые расходы могут быть учтены на основании подп. 41 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно положениям этого подпункта расходы по договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), заключенным с индивидуальными предпринимателями, не состоящими в штате организации, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

НДФЛ чужого специалиста

В комментируемом письме специалисты Минфина России затронули проблему удержания НДФЛ с сумм, которые выплачиваются эксперту для оплаты проезда и проживания в другом городе. Оплату за экспертов стоимости проезда к месту проведения экспертизы и обратно, а также проживания в месте ее проведения Минфин России признал их доходами, полученными в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, такой доход облагается НДФЛ.

Возмещение же стоимости проезда лица к месту проведения командировки и проживания освобождается от налогообложения по НДФЛ только в случае, когда организация-работодатель направляет в командировку своего сотрудника, с которым у нее заключен трудовой договор (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В рассматриваемой же ситуации такой договор отсутствует.

Вопрос: Организация собирается принять иногородних работников (граждане РФ) на работу в г. Москве и при этом обеспечить их проживанием в гостинице в Подмосковье. Каким образом в этой ситуации организация может учесть расходы на обеспечение данных работников жильем в целях исчисления налога на прибыль? Возникает ли в данной ситуации объект налогообложения по НДФЛ, ЕСН?
Ответ: Трудовым договором может быть предусмотрено предоставление организацией жилья своим работникам.
Согласно п. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ к расходам на оплату труда в целях гл. 25 НК РФ относятся другие виды расходов, произведенных в пользу работника по трудовому договору и (или) коллективному договору.
Из дословного прочтения данного пункта можно сделать вывод, что все дополнительные расходы, производимые организацией в пользу сотрудников, должны быть зафиксированы в коллективном или трудовом договоре.
Следовательно, если расходы по найму жилья предусмотрены коллективным или трудовым договором, то они будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Аналогичная позиция содержится в Письме Минфина России от 14.03.2006 N 03-03-04/2/72, а также в Письме Минфина России от 26.12.2005 N 03-03-04/1/446.
Кроме этого, хотелось бы отметить, что имеется положительная судебная практика, например, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.03.2007 N А19-15320/06-15-Ф02-1153/07-С1, ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2007 N А56-47663/2006, в которых отмечается, что расходы на оплату жилья работникам организации могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций. Это обусловлено положением п. 25 ст. 255 НК РФ и тем, что в трудовом договоре предусмотрена обязанность возмещения организацией работнику организации расходов на оплату жилья работника организации, так как работник организации не имеет собственного жилья в месте работы.
Также хотелось бы отметить, что согласно ст. 210 НК РФ при исчислении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.
На основании пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения.
Следовательно, оплата проживания иногородних сотрудников в гостинице будет являться доходом сотрудников и, соответственно, подлежит налогообложению по ставкам, предусмотренным ст. 224 НК РФ.
Также хотелось бы отметить, что оплата проживания в гостинице будет отражаться в Справке о доходах физического лица (форма N 2-НДФЛ), так как организация-работодатель должна заполнить справки о доходах отдельно не только по каждому работнику, но и по каждой ставке НДФЛ, которой облагаются выплаченные этому работнику доходы.
Что касается налогообложения единым социальным налогом, то хотелось бы отметить следующее. Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ установлено, что для налогоплательщиков, производящих выплаты в пользу физических лиц, объектом налогообложения по ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.
Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ указанные выплаты и вознаграждения не являются объектом налогообложения по ЕСН у налогоплательщиков-организаций, если данные выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.
На основании п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы налогоплательщиками, производящими выплаты физическим лицам, учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника.
Следовательно, если расходы по обеспечению иногородних сотрудников жильем отнесены к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, то они являются объектом налогообложением по ЕСН.
Если данные расходы не учитываются при налогообложении прибыли (не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль), то такие суммы не будут признаваться объектом налогообложения по ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Н.В.Самойлова
Аудиторская компания "Верген Аудит"
15.09.2008

Читайте также:  Налогообложение при продаже авто

Статьи по теме

Что понадобится сделать: Потраченные суммы надо отразить в справках 2-НФДЛ. И выявить риски, которые могут возникнуть, если вы спишете затраты и заявите по ним вычет НДС.

Руководитель компании пригласил для переговоров представителей контрагента из другого города и распорядился оплатить им проезд и гостиницу. Как учесть эти суммы при расчете налогов?

В данном случае у вашей компании появляется обязанность удержать НДФЛ с сумм, потраченных на проезд и проживание клиентов, по ставке 13 процентов. Если же сотрудник контрагента является нерезидентом, то по ставке 30 процентов (письмо ФНС России от 18 апреля 2007 г. № 04-1-02/306 @). Но удержать налог наверняка будет не из чего, если компания не выплачивает участникам встречи какие-либо суммы. Тогда вам нужно сообщить в ИФНС о невозможности удержать налог. Для этого заполните на приглашенных людей справки 2-НДФЛ и сдайте их в инспекцию не позднее 31 января 2014 года. В поле «Признак» справок укажите значение «2». Это означает, что компания не могла удержать НДФЛ с выплаченного дохода. Кроме того, надо сообщить приглашенным о размере полученного ими дохода (для этого также отправьте им справки 2-НДФЛ).

На суммы, связанные с оплатой гостиницы и транспортных расходов, начислять платежи в фонды не нужно. Ведь ваша компания не заключала с представителями контрагентов трудовые или гражданско-правовые договоры (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

А можно ли списать данные затраты при расчете налога на прибыль как представительские? Перечень таких затрат закрытый (п. 2 ст. 264 НК РФ). В нем есть расходы на доставку сотрудников контрагента от гостиницы к месту проведения деловой встречи и обратно. Поэтому вы можете списать их в налоговом учете без опасений. Но расходы на проживание и проезд партнеров в этой норме не указаны, и учитывать их при расчете налога чиновники запрещают (письмо Минфина России от 1 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/796). Отсюда и запрет на вычет входного НДС по счетам гостиницы и билетам. Он возможен только по тем представительским расходам, которые компания учитывает при расчете налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Читайте также:  Номенклатура дел в лнр образец

Но если вы готовы спорить с проверяющими, то все потраченные суммы можно учесть как прочие (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Ведь закон не устанавливает исчерпывающего перечня разрешенных расходов. Поэтому компании вправе списывать и те затраты, которые не поименованы в Налоговом кодексе РФ (постановление ФАС Московского округа от 23 мая 2011 г. № КА-А40/4584-11). Следовательно, и входной НДС по таким расходам можно будет предъявить к вычету. А также можно не удерживать НДФЛ. Ведь по сути компания оплатила эти затраты в своих интересах, а не в пользу физлица.

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock detector