Оформление отпуска задним числом

Прежде, чем говорить о том, можно ли оформить отпуск задним числом, следует уяснить что такое отпуск, а также какие имеются виды отпусков, которыми может воспользоваться наемный работник согласно трудового законодательства. Отпуск представляет собой освобождение работника от выполнения возложенных на него трудовых обязанностей на определенный срок с целью обеспечения ежегодного отдыха или социальных целей. При этом, на такой период за работником сохраняется рабочее место или занимаемая должность, а в случаях, прямо предусмотренных ТК и средняя заработная плата.

Всего существует несколько видов освобождения от работы. Это такие:

  • оплачиваемый ежегодный отпуск, являющийся основным;
  • дополнительный отпуск;
  • специальный;
  • отпуск без сохранения зарплаты.

Данные виды отпусков могут быть как оплачиваемыми, так и не оплачиваемыми. Следует отметить, что большинство отпусков подлежат оплате.

К неоплачиваемым относятся отпуск, при предоставлении которого заработная плата не сохраняется. Они предоставляются работникам только по их письменному заявлению. Следует иметь ввиду, что существует определенная категория работников, которые имею законное право на дополнительный неоплачиваемый отпуск.

Требование закона

Законодательное регулирования отпусков предусмотрено 19 главой ТК Российской Федерации. Вопрос оформления отпуска не в установленном законом порядке, а задним числом, в большинстве случае возникает в отношении неоплачиваемого отпуска. Такой вид освобождения от работы предусмотрен статьей 128 ТК. Его суть состоит в том, что работник и работодатель заключают соответствующее соглашение. Однако, для некоторых случаев, только необходимость вынуждает обращаться за предоставлением такого отпуска. Например:

  1. у работника умер близкий родственник и ему необходимо срочно уехать;
  2. у работника родился ребенок и ему необходимо дополнительное время;
  3. работник регистрирует брак;
  4. работник является пенсионерам по старости и ему необходимо дополнительное время для отдыха;
  5. работник является инвалидом и также нуждается в дополнительном отдыхе;
  6. работник относится к ветеранам ВОВ или участникам боевых действий;
  7. работник является жертвой Чернобыльской и иной радиационной катастрофы.

Приведенный перечень оснований не является исчерпывающим. Однако, при наличии таких обстоятельств дни дополнительного, неоплачиваемого отпуска подлежат зачислению как в страховой, так и в трудовой стаж. В период нахождения такого работника в отпуске за ним сохраняется рабочее место, и работодатель не имеет права не его увольнение по собственной инициативе.

Порядок предоставления

Предоставление ежегодного отпуска с оплатой среднедневной ставки, регламентировано статьей 122 ТК. По общему правилу, для того, чтобы уйти в отпуск работник должен отработать на новом месте не менее шести месяцев. Однако, если работник относится к следующим категориям, то он может воспользоваться своим правом и раньше. Это:

  • женщины – перед уходом в декрет или после выхода из него;
  • работники, которым еще не исполнилось 18 лет;
  • работники, которые усыновили или удочерили малыша до трехмесячного возраста.

На законодательном уровне могут быть определены и другие категории работников.

При наличии семейных обстоятельств или по другим основаниям, которые указаны в статье 128 ТК, работник имеет право воспользоваться неоплачиваемым отпуском по согласованию с работодателем. Для этого необходимо подать письменное заявление и обосновать свою просьбу, желательно документально. Это могут быть справки, телеграммы, другие официальные документы.

Отпуск задним числом

Не всегда работник может заранее предусмотреть необходимость заблаговременного предупреждения работодателя о необходимости предоставления отпуска. При этом следует учитывать следующее:

  1. Согласно требований статьи 136 ТК, отпускные работнику обязаны выдать не позже, чем за три дня до ухода в отпуск. Таким образом, оформить задним числом оплачиваемый отпуск невозможно, так как работодатель будет нести ответственность в административном порядке. Так, статья 5.27 КоАП РФ устанавливает наказание за нарушение законодательства, регламентирующего нормы трудового права. Санкция данной статье предусматривает административный штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей на юридическое лицо и от 1 до 5 тысяч рублей на руководителя.
  2. Предоставление любого отпуска требует издания приказа по форме №Т-6, с которым работник должен ознакомится. Поэтому, издание приказа задним числом несет в себе риск административного штрафа, как для предприятия, так и для его руководителя. Как поступать – зависит от руководителя и трудовой дисциплины, которая им установлена.

Однако, поскольку прямого законодательного запрета на осуществление такой процедуры нет, то работодатель может на свой страх и риск оформить плановый или внеплановый отпуск задним числом.

Читайте также:  Капремонт жилых домов в москве

Как известно, сроки ухода работников в ежегодные отпуска определяются Графиком отпусков. Но далеко не всегда он соблюдается. В таких ситуациях у бухгалтера, который оформляет и рассчитывает отпуска, возникают дополнительные проблемы. Сегодня мы расскажем о том, как их решить.

Ситуация первая: в отпуск внезапно

Начнем с ситуации, которая случается не часто, но когда возникает, то способна потрепать нервы и руководителю, и бухгалтеру. Речь идет о случаях, когда сотрудник сначала не выходит на работу, а потом просит оформить свое отсутствие как оплачиваемый отпуск. Работодатель, соглашаясь с таким подходом, должен учитывать, что в этой ситуации юридически безупречно оформить отношения не получится*.

Дело усугубляется еще и тем, что работодатель должен принять решение о том, считать ли данное отсутствие отпуском сразу же – ведь надо заполнять Табель учета рабочего времени. Поэтому, конечно, идеальный вариант, если уж решено пойти работнику навстречу, – это получить от него заявление на отпуск в тот же день. Пусть это будет не оригинал заявления, а копия, присланная по факсу, или отсканированная и переданная по электронной почте. Даже такой документ лучше, чем ничего.

На основании такого заявления сотрудника, руководитель организации должен в тот же день издать приказ о предоставлении отпуска. Одновременно нужно будет издать приказ о внесении изменений в График отпусков, а также поручить бухгалтерии в тот же день провести расчет отпускных и начислить их работнику. При этом, если расчеты с работником происходят путем перечисления причитающихся ему сумм на банковский (карточный) счет, то в этот же день нужно и перечислить сумму отпускных. А если нет – работника нужно в этот же день уведомить о возможности получить отпускные.

Однако, как мы уже сказали, юридически безупречного варианта оформления в данном случае нет. Поэтому предложенный выше «идеальный вариант» тоже содержит «червоточинку». Формально, в этом случае работодатель нарушает правила статьи 136 ТК РФ о том, что оплата отпуска должна быть произведена не позднее, чем за три дня до его начала. А также правила статьи 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.

Проще говоря, «в случае чего» у трудинспектора будет к чему придраться. Поэтому, чтобы уменьшить возможные риски, нужно, чтобы сотрудник в заявлении на отпуск указал причину (уважительную), по которой ему так срочно и внезапно потребовался отпуск. Ну и конечно, такое заявление должно быть. Без него шанс получить штраф возрастает в разы.

Ситуация вторая: отпуск для нового сотрудника

Следующая ситуация попроще, но тоже способна поставить в тупик учетных работников, еще не поднаторевших в кадровых вопросах. Занимаясь кадровым учетом, бухгалтеры, как правило, знают о том, что по закону отпуск предоставляется на основании Графика отпусков. И составляется этот график в конце года (точнее – не позднее, чем за две недели до конца года).

Однако в начале года многие организации начинают новые бизнесы, проекты, открывают новые филиалы, подразделения, направления и т.п. В итоге – расширяется штат, набираются новые сотрудники. Понятно, что если человек пришел в компанию, например, в январе, то в Графике отпусков он не учтен (ведь График составляли еще в декабре). Но уже через шесть месяцев этот человек может претендовать на отпуск. И, вполне возможно, что он захочет эту возможность реализовать. Как же быть?

На самом деле, все решается достаточно просто. Как только у вновь принятого сотрудника появляется право на получение отпуска (обычно, это случается через шесть месяцев работы), его надо внести в График отпусков. Сделать это можно двумя способами: дополнить существующий График или утвердив его в новой редакции. Естественно, что вносить изменения в График отпусков нужно только в том случае, если сотрудник реально планирует брать отпуск в текущем году. Если же отдыхать он не будет, то он попадет в График отпусков уже на следующий год и никакого нарушения тут не будет.

Ситуация третья: отпуск не по графику

Рассмотрим схожую ситуацию. При составлении Графика отпусков сотрудник указал в качестве желаемой одну дату, а реально хочет отдохнуть в другое время. Нужно учитывать, что в данном случае у работодателя нет обязанности выполнять пожелание сотрудника. Ведь График отпусков – это документ, обязательный не только для работодателя, но и для работника (ст. 123 ТК РФ). Однако если решено пойти навстречу сотруднику, то придется оформлять изменение Графика отпусков. Делается это приказом или распоряжением руководителя на основании письменного заявления сотрудника.

Читайте также:  Как открыть палатку с сигаретами

Обратите внимание, что провести все эти изменения надо не менее чем за две недели до даты планируемого отпуска. Иначе работодатель окажется нарушителем требования статьи 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.

Ситуация четвертая: отпуск на один день

Идем дальше. Во многих компаниях сотрудники не имеют возможности использовать весь отпуск целиком и сразу. Но так как отдыхать все же надо, отпуск «выбирается» небольшими частями, иногда даже по одному дню. У бухгалтерии, естественно, возникает вопрос оформления таких «миниотпусков».

Первое, что нужно учитывать в этой связи – законодательство действительно разрешает работнику «дробить» отпуск. Но лишь при выполнении двух условий: работодатель согласен на деление отпуска, и одна из частей отпуска составляет не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Вводя эту норму, законодатель предполагал, что «дробление» отпуска будет плановым и найдет свое отражение в Графике отпусков еще при его составлении. Подтверждением тому – отсутствие каких-либо особенностей заполнения Графика отпусков в случае предоставления отпуска по частям. А значит, грамотное оформление «миниотпусков» будет зависеть от того, когда возникла подобная идея.

Если эти «миниотпуска» запланированы сотрудником заранее и включены в График отпусков, то они оформляются также как обычный отпуск: предупреждение за две недели, выплата отпускных за три дня, приказ о предоставлении отпуска. Если же речь идет о внеплановых, то есть не включенных в График, «миниотпусках», то нужно установить правило: работник предупреждает работодателя о таких «миниотпусках» не менее чем за две недели. В таком случае работодатель успеет внести изменения в График отпусков и своевременно предупредить сотрудника об отпуске.

Ситуация пятая: с больничного в отпуск

И наконец, рассмотрим такую ситуацию: за несколько дней до планового отпуска сотрудник заболевает. Как быть? Ответ на этот вопрос зависит от того, когда именно заболел сотрудник. Если это произошло до того, как вы предупредили его об отпуске, то есть больше чем за две недели до планируемой даты отпуска, то данный вопрос нужно решать совместно с работником. Если, несмотря на болезнь, он не хочет изменять время отпуска, то процедура остается без изменений – уведомление о дате отпуска, выплата отпускных, приказ об отпуске. При этом сам ежегодный отдых будет продлен на те дни больничного, которые придутся на время отпуска (ст. 124 ТК РФ). Если же работник говорит, что в связи с болезнью отпуск хотелось бы перенести, и работодатель не возражает, то, с учетом пожеланий работника, определяем новую дату отпуска и вносим соответствующие изменения в График.

Иначе поступаем в тех случаях, когда сотрудник заболел после того, как его предупредили об отпуске или даже после получения отпускных. Тут работодатель имеет право вообще не предпринимать никаких действий – отпуск автоматически продлится на время больничного. Никаких поправок в График отпусков вносить не требуется.

Не осложнит ситуацию и тот факт, что сотрудник заболел, не успев подать заявление об отпуске. Дело в том, что по Трудовому кодексу такое заявление можно и не составлять. Мы уже упоминали, что отпуск предоставляется на основании Графика отпусков, который является обязательным как для работника, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Так что приказ о предоставлении отпуска составляется на основании Графика отпусков и никакое заявление тут не нужно.

В то же время, если сотрудник просит перенести ему отпуск в связи с болезнью, то работодатель вправе (но не обязан!) пойти ему на встречу (ст. 124 ТК РФ). Соответственно, в этом случае определяется новая дата отпуска и вносятся изменения в График.

* В данном случае мы не рассматриваем вариант оформления всех документов по отпуску «задним числом». На первый взгляд, это идеальный вариант. Однако надо учитывать, что подписание таких документов – дело доброй воли не только работодателя, но и работника. А значит, всегда есть риск, что он пойдет на попятную и документы не подпишет. Кроме того, органично встроить в документооборот несколько документов задним числом – дело не из легких.

Читайте также:  Можно ли вернуть акционный товар

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Подскажите, если работник ушел в отпуск без сохранения заработной платы например с 01 февраля 2015 года, а приказ составлен 5 февраля 2015 года — является ли это нарушением? Спасибо

Ответ

С согласия работодателя отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) может быть предоставлен работнику в любой день и на любой срок (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Работник, желающий пойти в отпуск за свой счет, должен написать об этом заявление.

При предоставлении отпуска за свой счет надо издать приказ по форме N Т-6. В разделе "Б" приказа укажите:

— вид отпуска — "отпуск без сохранения заработной платы";

— количество дней отпуска;

— даты его начала и окончания.

Работник должен расписаться на приказе о том, что с ним ознакомлен.

Так как работнику оформлен отпуск без охранения заработной платы, то отпускные ему не выплачиваются, следовательно, оформление приказа до начала отпуска в данном случае не принципиально. То, что приказ оформлен на 5 дней позже предоставления самого отпуска без сохранения некорректно и желательно так больше не оформлять. При проверке это может быть вынесено как нарушение, на усмотрение проверяющих.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как предоставить отпуск без сохранения зарплаты

В каких случаях организация обязана предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты

Отпуска за свой счет (без сохранения зарплаты) нужно разделить на отпуска, которые работодатель:

  • обязан предоставить;
  • может предоставить.

Это следует из положений частей 1 и 2 статьи 128 Трудового кодекса РФ.

Так, в законодательстве закреплен ряд случаев, когда организация обязана предоставить отпуск без сохранения зарплаты по требованию сотрудника. Например, работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году или сотрудникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней (абз. 5, 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Подробнее об этих случаях, а также о продолжительности таких обязательных отпусков см. таблицу.

В то же время работодатель вправе предоставить сотруднику отпуск за свой счет по любой другой уважительной причине. Это могут быть, например, семейные обстоятельства: свадьба члена семьи, болезнь родителей, проживающих в другом городе, и т. п. Признавать ту или иную причину уважительной или нет, решает сам работодатель. В случае согласия работодателя предоставить отпуск его продолжительность определяют по соглашению сторон.

Внимание: отправлять сотрудников в отпуска без сохранения зарплаты по инициативе работодателя запрещено!

Какие документы нужно подготовить для оформления отпуска без сохранения зарплаты

Вне зависимости от того, является отпуск обязательным или нет, для его предоставления сотрудник должен написать заявление (ст. 128 ТК РФ). На основании заявления оформите приказ о предоставлении отпуска (по форме № Т–6 или самостоятельно разработанной форме). Приказ должен подписать руководитель организации, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

Записку-расчет о предоставлении отпуска по (например, по форме № Т-60) не оформляйте. Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые полагаются сотруднику при уходе в оплачиваемый отпуск (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н). А при уходе сотрудника в неоплачиваемый отпуск отпускные не начисляют.

Также сведения о предоставляемых отпусках сотрудник кадровой службы должен внести в раздел VIII личной карточки по форме № Т-2 (указания по заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Если организация применяет самостоятельно разработанную форму личной карточки, то сведения о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты внесите в схожий раздел с информацией об отпусках сотрудника.

Аналогичную информацию внесите в карточку лицевого счета, составленную по форме № Т-54 или самостоятельно разработанной форме.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 24.12.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock detector