Оформление инструкций по госту

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2019

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

В сфере трудового законодательства РФ должностная инструкция не является обязательным документом в связи с тем, что круг обязанностей в рамках ст.57 ТК РФ можно оговорить и в договоре о сотрудничестве.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Но многие компании, тем не менее, работают по старинке, и по сей день предпочитают создавать инструкцию, забывая о том, что с момента подписания она приобретает статус локального документа, который оформляется уже в соответствии с законом.

Что это за документ?

Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию.

В частности, в ст.15 ТК РФ сказано, что работнику должны быть поручены именно те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определены локальными актами компании. Также своеобразное упоминание об инструкции содержится и в ст.56 ТК РФ.

При этом в силу ст.22 ТК РФ работодатель имеет право на создание локальных актов, которые будут регулировать работу предприятия уже в соответствии со спецификой, конечно при отсутствии аналогичных норм федерального уровня и с соблюдением правил, оговоренных ст.8 ТК РФ, подразумевающей полное соблюдение прав работника даже на локальном уровне.

Таким образом, оформление должностной инструкции, пускай и косвенно, но рассматривается законодательством в качестве одного из документов.

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

  • его квалификации;
  • перечню знаний в определенной области;
  • владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
  • соподчиненности.

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

  • избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
  • ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
  • разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.
Читайте также:  Оплата труда председателя снт

Классификация

Основной особенностью должностной инструкции является ее создание к определенной должности, а не по отношению к личности труженика. То есть указанный документ изначально разрабатывается на основании конкретных должностей, присутствующих в штатном расписании, таким образом, полностью охватывая весь объем работы на предприятии с его дальнейшим распределением между специалистами и работниками.

Однако в ряде случае допускается оформление инструкции под определенного сотрудника, что возможно при совмещении нескольких должностей либо поручении заданий, которые ранее не были вменены работнику.

То есть можно выделить два типа ДИ:

Кто разрабатывает?

Как правило, в создании практически любого локального акта участвует юрист учреждения.

Но так как речь идет именно о кадровой документации, к разработке инструкций могут быть привлечены и следующие специалисты:

  • менеджер по персоналу;
  • специалист из отдела, по которому инструкции и разрабатываются, — к примеру, тот же бухгалтер либо же экономист для уточнения обязанностей по узкопрофильной области.

Что такое расчетный листок по заработной плате? Смотрите тут.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2019 году

Несмотря на то, что прямой регламентации по созданию должностной инструкции закон не содержит, определенные правила именно при создании организационно-распорядительной документации имеются.

Так, Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст утвержден ГОСТ, применяемый при создании унифицированных форм кадровой документации, к которой инструкция, кстати, и относится.

Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

Основные требования

Следует отметить, что с даты подписания сторонами инструкция будет являться локальным документом, нормы которого обязаны соблюдать как работодатель, так и сотрудник.

Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

То есть ДИ изначально должна быть создана как с учетом ГОСТа, так и рекомендаций по ЕТКС, а также содержать определенные атрибуты, присущие локальной документации, включающей в себя не только подписи сторон и обязательное утверждение, но и типовые разделы с соблюдением определенной структуры.

Порядок и правила

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, в котором вплотную используются нормы трудового права, что предопределяет распространение требований ст.8 ТК РФ на указанный документ.

То есть одним из основных правил при создании ДИ является полное соблюдение прав предоставленных работникам в рамках трудовых правоотношений, учитывая, что противоречие в виде нарушения той же трудовой функции может привести к отмене инструкции.

При этом, не менее важным является и порядок создания указанного документа, имеющего юридическую силу и дающего возможность использовать инструкция не только в качестве инструмента регулирования трудового процесса, но и веского аргумента в спорных ситуациях.

То есть ДИ как минимум должна быть разработана с учетом вышеперечисленных документов и быть утверждена в рамках правил, оговоренных Постановлением №65-ст.

Форма и структура

Есть нормы ГОСТа Р 6.30-2003 на основании которых и разработана типовая форма должностной инструкции с учетом норм ЕТКС по каждой отдельно взятой отрасли.

Естественно разработана и типовая структура документа, которая оформляется в соответствии с унифицированными требованиями Постановления №65-ст.

В частности, во исполнение п.3.20 текст инструкции должен излагаться на государственном языке с обязательным нумерованием страниц.

Также в рамках указанного пункта повествование ведется от третьего лица, несмотря на то, что реквизиты организации указываются.

И конечно, при оформлении должностной инструкции по ГОСТу используются нормы раздела 4, который регламентирует базовые отступы от левого и правого края.

Разделы и реквизиты

Как правило, порядок создания должностной инструкции на многих предприятиях аналогичен, учитывая, что указанный документ разрабатывается на основании тех же ЕТКС.

Именно поэтому инструкции и содержат следующие разделы:

  • общие требования, в которых указывается квалификация, определенные навыки и знания по должности;
  • непосредственный функционал, включающий в себя перечень основных задач, поставленных перед отделом и круг обязанностей по отдельно взятой вакансии;
  • права сторон, объясняющие границы полномочий и допуск к определенным отраслям хозяйственной деятельности компании;
  • взаимодействие с другими отделами либо учреждениями в рамках исполнения порученных заданий;
  • полномочия, если речь идет о заместителе директора, который в период отпуска руководителя может исполнять определенный круг обязанностей, допустим, подписывать финансовые документы и вести прием и увольнение сотрудников;
  • ответственность, которая может выражаться как в общих фразах по неисполнению вмененных обязанностей, так и конкретное указание дисциплинарного наказания за те или иные проступки.

Также наряду с вышеперечисленными разделами должностная инструкция должна содержать в себе реквизиты компании, а именно, ее наименование, почтовый адрес и код.

Как оформить титульный лист?

Любой документ подобного типа начинается с титульного листа, который оформить правильно не менее важно, чем последующее содержание инструкции.

Так, титул должен содержать:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • должность;
  • год издания документа;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • гриф об утверждении.

Образец (примеры)

Структура документа выглядит так:

Образцы должностных инструкций представлены ниже и их можно скачать в качестве типовых форм.

Утверждение

В рамках закона порядка издания и утверждения должностной инструкции не создано. Именно поэтому при решении указанного вопроса следует руководствоваться нормами Постановления №65-ст.

В п.3.16 сказано, что инструкция может быть утверждена двумя способами, а именно:

При этом, если речь идет только об одной или нескольких инструкциях возможно использовать только гриф, однако в больших компаниях с достаточно солидным штатом, подписать и проштамповать все документы будет накладно по времени, именно поэтому желательно использовать общий приказ.

Подписание

Как правило, должностная инструкция создается к должности, а не к конкретному работнику.

При этом, при трудоустройстве каждый последующий специалист не только должен быть ознакомлен с оговоренным актом, но и должен поставить свою подпись.

А так как множество неразборчивых росписей очередного труженика могут внести путаницу, желательно к инструкции прикрепить ознакомительный листок в виде таблички всего на несколько граф.

Ниже представлен образец:

Порядок внесения изменений

В случае, если направления деятельности учреждения меняются, и круг обязанностей штатного сотрудника изменяется либо расширяется, издается приказ о внесении изменений в некоторые пункты.

При этом, если инструкция видоизменяется кардинально, издается уже новая в другой редакции.

Кстати, в рамках корректировки можно оформить дополнение к должностной инструкции по типовому образцу.

Пример представлен ниже:

Нюансы подготовки

Конечно, в общем порядок создания инструкции не выглядит особо сложным, учитывая, что за основу достаточно взять:

Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

Как написать заявление на административный отпуск? Образец вы найдете тут.

Скачать записку-расчет о предоставлении работнику отпуска можно здесь.

В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

При совмещении должностей

Как правило, инструкция создается не под сотрудника, а для определенной должности с учетом норм, закрепленных в ЕТКС.

Читайте также:  Могут ли заставить идти в отпуск

При этом, если по решению руководства и с согласия труженика предстоит совмещение двух должностей возможно два варианта, в частности:

  • оформление именной инструкции, действие которой будет распространяться только на одного сотрудника, а не на последующих, после его увольнения;
  • ознакомление с обеими инструкциями по двум должностям с одновременным изданием приказа о совмещении и доплате.

Хранение

Согласно п.657 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 трудовые договоры, а также иные соглашения и инструкции относятся к документации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

При этом, до передачи в архив инструкции находятся в отделе кадров в двух либо единственном экземпляре.

То есть, если компания состоит из многих структурных подразделений, разрабатывается три экземпляра, один из них подкладывается под положение о них же, второй хранится в отделе кадров, а третий — уже у сотрудника.

Если же учреждение сравнительно невелико, работник кадров хранит только один экземпляр, а вот второй выдается труженику под роспись на руки.

Распространенные ошибки

Как правило, мало кто из кадровых работников подходит к созданию должностных инструкций с большим рвением и энтузиазмом.

Наоборот, многие относятся к их оформлению как к формальности, что собственно впоследствии и приводит к сложностям.

В частности, кадровики берут за основу типовые инструкции, забывая о специфике компании, что в будущем приводит к спору уже с самими работниками, которые не желают исполнять обязанности, не присущие их должности либо же не включенные изначально.

Также еще одной ошибкой при оформлении ДИ является невключение в состав создателей узкопрофильных специалистов, учитывая, что только они способны конкретизировать определенные задания и порядок разрешения тех или иных ситуаций, — к примеру, те же вопросы взаимодействия с иными структурами.

Советы и рекомендации

В рамках Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностная инструкция может быть создана двумя путями, а именно:

  • в качестве приложения к основному договору о взаимном сотрудничестве;
  • в виде отдельного документа.

В первом случае любое внесение изменений требует не только сложной процедуры, но и исполнения норм ст.72 ТК РФ, подразумевающей как минимум согласие работника.

А вот во втором, внести изменения либо же издать инструкцию в новой версии будет гораздо проще, учитывая, что понадобится только приказ об утверждении ДИ с грамотным обоснованием нововведений и, опять же, согласие сотрудника.

Также при оформлении должностной инструкции следует учитывать нормы вышеперечисленных нормативных актов во избежание проблем с сотрудниками и ошибки, приведенные в предыдущем разделе, особенно в части формального подхода к формированию перечня непосредственных обязанностей и привлечению специалиста в определенной отрасли.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Единая система технологической документации

    ФОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ

    Unified system of technological documentation. Forms and rules of making general-purpose documents

    Дата введения 2012-01-01

    Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 "Межгосударственная система стандартизации. Основные положения" и ГОСТ 1.2-2009 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены"

    Сведения о стандарте

    1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием "Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении" (ФГУП "ВНИИНМАШ"), Автономной некоммерческой организацией "Научно-исследовательский центр CALS-технологий "Прикладная логистика" (АНО НИЦ CALS-технологий "Прикладная логистика")

    2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

    3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 39 от 12 мая 2011 г.)

    За принятие стандарта проголосовали:

    Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

    Сокращенное наименование национального органа по стандартизации

    Минэкономики Республики Армения

    Госстандарт Республики Беларусь

    Госстандарт Республики Казахстан

    4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 3 августа 2011 г. N 212-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 3.1105-2011 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 января 2012 г.

    5 ВЗАМЕН ГОСТ 3.1105-84

    Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта публикуется в указателе "Национальные стандарты".

    Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в указателе "Национальные стандарты", а текст изменений — в информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована в информационном указателе "Национальные стандарты"

    ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 12, 2012 год

    Поправка внесена изготовителем базы данных

    1 Область применения

    1 Область применения

    Настоящий стандарт устанавливает формы и правила оформления технологических документов общего назначения: титульного листа, технологической инструкции и карты эскизов, разрабатываемых с применением различных методов проектирования.

    На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты с учетом особенностей применения и обращения указанных документов в организации (предприятии).

    2 Нормативные ссылки

    В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

    ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

    ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

    ГОСТ 2.052-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положения

    ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

    ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

    ГОСТ 3.1103-2011 Единая система технологической документации. Основные надписи. Общие положения

    ГОСТ 3.1118-82 Единая система технологической документации. Формы и правила оформления маршрутных карт

    ГОСТ 3.1119-83 Единая система технологической документации. Общие требования к комплектности и оформлению комплектов документов на единичные технологические процессы

    ГОСТ 3.1120-83 Единая система технологической документации. Общие правила отражения и оформления требований безопасности труда в технологической документации

    ГОСТ 3.1128-93 Единая система технологической документации. Общие правила выполнения графических технологических документов

    ГОСТ 3.1129-93 Единая система технологической документации. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические процессы и операции

    ГОСТ 3.1130-93 Единая система технологической документации. Общие требования к формам и бланкам документов

    Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

    3 Термины, определения и сокращения

    3.1 Термины и определения

    В настоящем стандарте применен следующий термин с соответствующим определением:

    Читайте также:  Как продать водку без лицензии

    электронный технологический документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством и имеющий содержательную и реквизитную части, в том числе установленные подписи.

    Примечание — Установленные подписи в электронном документе выполняют в виде электронной цифровой подписи.

    [ГОСТ 3.1001-2011, статья 3.1.5]

    3.2 Сокращения

    В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

    — ВМ — ведомость материалов;

    — ВО — ведомость оснастки;

    — ЕСТД — Единая система технологической документации;

    — КЭ — карта эскизов;

    — ТИ — технологическая инструкция;

    — ТЛ — титульный лист;

    — ЭЦП — электронная цифровая подпись.

    4 Общие положения

    4.1 Документы ТЛ, ТИ и КЭ могут быть выполнены в бумажной форме и/или в виде электронного технологического документа (см. формы 1-8).

    Примечание — При типографском способе выполнения бланка документа допускается обозначение формы (обозначение стандарта и номер формы) указывать в верхнем правом углу над рамкой.

    4.2 Требования к электронным технологическим документам — по ГОСТ 2.051 и ГОСТ 2.052.

    4.3 Электронные технологические документы должны иметь все необходимые данные для вывода документа на средства отображения информации и на бумажный носитель в соответствии с указаниями настоящего стандарта.

    4.4 Значения реквизитов (атрибутов) в блоках основной надписи указывают в соответствии с требованиями настоящего стандарта и ГОСТ 3.1103.

    Примечание — Для документов, получаемых на бумажном носителе с использованием алфавитно-цифровых печатающих устройств, необходимо дополнительно руководствоваться указаниями ГОСТ 2.004.

    5 Правила оформления титульного листа

    5.1 ТЛ применяют при оформлении:

    — комплекта технологических документов (далее — комплекта документов) на отдельные технологические процессы (операции), специализированные по методам изготовления или ремонта;

    — комплекта технологической документации (далее — комплекта документации) на технологические процессы изготовления или ремонта изделий и (или) их составных частей;

    — отдельных технологических документов (далее — документов), если они имеют самостоятельное применение, например ВМ, ВО и т.д.

    Допускается оформлять ТЛ на комплект документов (документации) в бумажной форме, оформленный в альбом. При оформлении комплекта документов (документации) в бумажной форме в нескольких альбомах ТЛ оформляют на каждый альбом, при этом поля 1, 2, 3, 4, 5 и 6 ТЛ ко второму и последующим альбомам допускается не заполнять. Конкретный порядок оформления ТЛ к последующим альбомам устанавливает организация, разрабатывающая комплект документов.

    5.2 ТЛ является первым листом комплекта документов (документации).

    Обязательность применения ТЛ устанавливает организация, разрабатывающая комплект документов.

    5.4 Запись данных в ТЛ следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 3.1129 и ГОСТ 3.1130.

    Для бумажных документов допускается выполнять запись данных в ТЛ смешанными способами: типографским, машинописным, рукописным и с помощью резиновых штампов.

    5.5 На ТЛ следует указывать:

    — на поле 1 — наименование вышестоящей организации, в систему которой входит организация, разработавшая данный комплект (комплекты) документов (документации), например:

    МИНИСТЕРСТВО ПРИБОРОСТРОЕНИЯ, СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ И СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

    Допускается записывать:

    — ниже наименования вышестоящей организации наименование промышленного объединения, в которое входит организация, разработавшая данный комплект (комплекты) документов (документации), например:

    ПРОМЫШЛЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ СОЮЗТОЧМАШПРИБОР

    — наименование организации-разработчика при невозможности внесения этого наименования в графу 1 основной надписи, например:

    ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ ВОЛНА

    В этом случае графу 1 основной надписи не заполняют;

    — на поле 2 — в левой части поля — должность и подпись лица, согласовавшего комплект (комплекты) документов (документации) от заказчика с указанием, при необходимости, наименования (обозначения) соответствующей организации, в правой части поля — должность и подпись лица, утвердившего комплект (комплекты) документов (документации).

    Расположение грифов согласования и утверждения на поле 2 устанавливает разработчик документа.

    — на поле 3 — наименование комплекта документов (документации) или наименование вида документа.

    Запись данных на поле 3 следует выполнять в следующем порядке:

    — на первой строке прописными буквами — наименование комплекта документов (документации) или отдельного вида документа, например:

    КОМПЛЕКТ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

    КОМПЛЕКТ ПРОЕКТНОЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,

    — на второй и последующих строках строчными буквами — для комплекта технологической документации — указание общего понятия изготовления или ремонта изделия (деталей, сборочных единиц) без указания применяемого метода, например:

    КОМПЛЕКТ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
    изготовления изделия

    — для комплекта документов на технологический процесс (операции) — наименование (или аббревиатуру) вида технологического процесса (операции) по организации производства, например единичный технологический процесс (ЕТП), типовой (групповой) технологический процесс ТТП (ГТП), типовая (групповая) технологическая операция ТО (ГО) и наименование основного технологического метода, применяемого при изготовлении (ремонте) изделий и (или) их составных частей, например:

    КОМПЛЕКТ ДОКУМЕНТОВ
    на групповой технологический процесс электролитического покрытия

    КОМПЛЕКТ ДОКУМЕНТОВ
    на ГТП электролитического покрытия

    Допускается:

    — выполнять запись на второй и последующих строках прописными буквами;

    — не указывать наименование (или аббревиатуру) вида технологического процесса по его организации для единичных технологических процессов;

    — указывать в скобках вариант исполнения изделий и (или) их составных частей, например:

    КОМПЛЕКТ ДОКУМЕНТОВ
    на технологический процесс сборки
    (тропическое исполнение)

    — указывать для сброшюрованных в альбом (альбомы) комплектов документов (документации) после наименования технологического процесса с новой строки наименование и обозначение нескольких изделий (деталей, сборочных единиц), вошедших в данный альбом (альбомы);

    — указывать на поле 4 — в левой части поля — должности и подписи лиц, подтвердивших согласование комплекта документов (документации), отдельного вида документа с подразделениями предприятия, отвечающими за отдельные технологические методы, применяемые при изготовлении (ремонте) изделий и (или) их составных частей, например главного металлурга, главного сварщика и т.д.; в правой части поля — должности и подписи лиц, ответственных за разработку комплекта (комплектов) документов (документации) или отдельного вида документа. Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего документ, а ниже подписи — дату подписания.

    Примечания

    1 В целях исключения дублирования информации на поле 4 выносят подписи ответственных лиц, не вошедшие в основную надпись основного документа, например, при наличии в маршрутной карте подписи руководителя технологического бюро эту подпись на ТЛ выносить не следует.

    Номенклатуру должностных лиц, участвующих в согласовании и разработке документов (документации), устанавливает организация.

    Дополнительные визы должностных лиц на бумажном документе, при необходимости, допускается указывать на поле подшивки ТЛ.

    2 Запись данных на поле 4 допускается выполнять в одну или две строки;

    — указывать на поле 5 номер акта и дату внедрения технологического процесса (операции), свидетельствующего о внедрении комплекта документов (документации) в производство, например:

    АКТ N 14-82 от 23.04.09

    — делать на поле 6 отметку о соответствии комплекта (комплектов) документов (документации) на технологические процессы отдельным "Положениям" или "Руководствам", действующих в организации (на предприятии).

    Примечание — Обязательность и полноту заполнения полей 1, 2, 5 и 6 устанавливает организация (предприятие).

    5.6 При необходимости указания данных о номере заказа (договора) соответствующую информацию следует вносить в графу 28 блока Б5 (ГОСТ 3.1103) основной надписи в соответствии с требованиями на уровне отрасли или предприятия.

    5.7 Для указания общего количества листов в комплекте документов, альбоме (папке) следует руководствоваться требованиями ГОСТ 3.1119. Общее количество альбомов (папок) и порядковый номер альбома (папки) следует указывать соответственно в графах 31 и 32 блока Б5 основной надписи.

    5.8 Для ТЛ, издаваемого типографским способом, переменные данные на полях 2-4 не указывают.

    5.9 Примеры оформления ТЛ приведены в приложении А.

    Ссылка на основную публикацию
    Займ на карту
    close slider

    Adblock detector